Copilot oder ChatGPT für Unternehmen

1. Kurz beantwortet

Was unterscheidet ChatGPT Business von Microsoft 365 Copilot?

ChatGPT Business ist ein eigener Arbeitsbereich mit den aktuellen OpenAI-Modellen, eigenen GPTs, Projekten und Deep Research. An Microsoft 365 wird es über Apps angebunden, etwa für SharePoint und OneDrive, Teams sowie E-Mail und Kalender in Outlook; jede Person verbindet dafür ihr eigenes Microsoft-Konto. Microsoft 365 Copilot arbeitet in den Microsoft-365-Anwendungen selbst und greift mit der Zusatzlizenz über Microsoft Graph auf E-Mails, Dateien, Termine und Chats zu.

Was kosten die beiden?

ChatGPT Business kostet 21 € je Nutzer und Monat bei Jahresabrechnung oder 26 € bei monatlicher Abrechnung, für mindestens zwei Sitze; ob Steuern enthalten sind, gibt OpenAI nicht an. Copilot Business kostet 18,20 € je Nutzer und Monat im Jahresabonnement, Microsoft 365 Copilot 26 € bei jährlicher Zahlung, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer und zusätzlich zu einer berechtigenden Microsoft-365-Lizenz. Beträge, Aktionspreis und ein Rechenbeispiel stehen in Teil 4.

Wo werden die Daten verarbeitet?

ChatGPT Business verarbeitet laut OpenAIs Subprozessorliste bei Cloud-Anbietern in zahlreichen Ländern; eine Datenresidenz in Europa, also die Speicherung der Inhalte im EWR und in der Schweiz, bietet OpenAI nur neuen Kunden von ChatGPT Enterprise und Edu. Microsoft 365 Copilot ist für EU-Kunden ein Dienst innerhalb der EU Data Boundary, die neben der EU auch die EFTA-Staaten umfasst, darunter Norwegen und die Schweiz. Ausgenommen sind derzeit die optionalen Modelle von Anthropic, und Microsoft dokumentiert begrenzte Übertragungen außerhalb der Grenze, etwa für Support und Sicherheit. Suchanfragen, die Copilot für die Websuche an Bing schickt, fallen weder unter den Auftragsverarbeitungsvertrag noch unter die EU Data Boundary (Teil 5).

Reicht der in Microsoft 365 enthaltene Copilot Chat?

Microsoft 365 Copilot Chat steht Nutzern mit Microsoft-Entra-Konto und einem berechtigenden Microsoft-365-Abonnement ohne Aufpreis zur Verfügung, mit denselben Datenschutzzusagen wie Copilot. Er antwortet mit Webdaten und mit Inhalten, die man ihm gibt, etwa hochgeladenen Dateien; in Outlook greift er laut Microsoft zusätzlich auf E-Mails, Kalender, Besprechungen, Chats und einen begrenzten Kreis von Dateien zu. Ob Copilot ohne Zusatzlizenz auch in Word, Excel und PowerPoint bereitsteht, hängt laut Microsoft von Lizenz und Konfiguration ab: Microsoft unterscheidet „Copilot Chat (Basic)“ ohne Copilot in diesen Anwendungen und „Microsoft 365 Copilot (Basic)“ mit eingeschränktem Zugang. Den vollen Zugriff auf die Arbeitsdaten über Microsoft Graph und Work IQ gibt es nur mit der Copilot-Lizenz.

Einschätzung der Redaktion: Für Entwürfe, Webrecherche und die Arbeit an einzelnen Dokumenten ist Copilot Chat ein Einstieg ohne Zusatzkosten.

2. Die Ausgangslage

ChatGPT Business setzt keine Microsoft-Lizenz voraus. Laut Preisseite verbindet es sich unter anderem mit Google Workspace, Slack, GitHub und Microsoft 365; die Anmeldung läuft über SAML-SSO.

Microsoft 365 Copilot setzt eine berechtigende Microsoft-365-Lizenz und Konten in Microsoft Entra ID voraus. Für Copilot Business berechtigen laut Microsoft die Tarife Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium, Microsoft 365 Apps for Business und Microsoft Teams Essentials; Microsoft 365 Copilot gibt es für eine längere Liste von Tarifen, darunter Microsoft 365 E3 und E5 sowie Office 365 E1, E3 und E5. Mit der Lizenz greift Copilot über Microsoft Graph auf E-Mails, Dateien, Termine und Chats zu.

Einschätzung der Redaktion: Für diese Wahl zählt die vorhandene Software mehr als die Qualität der Modelle. Wo die Arbeit ohnehin in Outlook, Teams und SharePoint liegt, arbeitet Copilot dort mit, ohne ein weiteres Werkzeug. Wo Microsoft 365 fehlt oder nur einen Teil der Arbeit trägt, entfällt dieser Vorteil.

3. Die Fakten im Vergleich

Die Tabelle wird aus den beiden Tool-Profilen erzeugt und zeigt deren Prüfstand. „Unbestätigt“ bedeutet: auf den gelesenen Seiten nicht belegt, nicht: nicht vorhanden. „Nicht erfasst“ bedeutet, dass das Profil den Punkt nicht führt. Die beiden Einstiegspreise gelten unter verschiedenen Bedingungen. ChatGPT Business: 21 € je Nutzer und Monat für den Standard-Sitz bei Jahresabrechnung, mindestens zwei Sitze; ob Steuern enthalten sind, gibt OpenAI nicht an. Copilot Business: 18,20 € je Nutzer und Monat im Jahresabonnement, für berechtigte Business-Tarife bis 300 Nutzer, zuzüglich Mehrwertsteuer und zusätzlich zu einer berechtigenden Microsoft-365-Lizenz. Weitere Tarife und Preise stehen in Teil 4.

Im interaktiven Vergleich stehen beide Profile auf derselben Faktenbasis nebeneinander: ChatGPT Business und Microsoft 365 Copilot vergleichen

4. Was es kostet

Alle Beträge gelten je Nutzer und Monat; in Klammern steht das Datum der Preisprüfung.

• ChatGPT Business: Standard-Sitz 21 € bei Jahresabrechnung, 26 € bei monatlicher Abrechnung; Premium-Sitz mit fünffacher Nutzung 105 € bzw. 130 €. Das sind Euro-Preise der OpenAI-Preisseite; ob Steuern enthalten sind, gibt OpenAI nicht an. Mindestens zwei Sitze, laut Preisseite für Teams von 2 bis 200 Personen (Preisprüfung am 27.09.2026).
• Copilot Business, für berechtigte Business-Tarife bis 300 Nutzer: 18,20 € im Jahresabonnement, 21,84 € im Monatsabonnement. Vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026 gilt ein Aktionspreis von 15,60 € für das erste Vertragsjahr. Er setzt ein Jahresabonnement voraus, gilt nicht für Testabonnements und lässt sich nicht mit anderen Angeboten kombinieren; das Abonnement verlängert sich automatisch (Preisprüfung am 25.09.2026, Bedingungen gelesen 29.09.2026).
• Microsoft 365 Copilot: 26 € bei jährlicher Zahlung, 27,30 € bei monatlicher Zahlung, beides im Jahresabonnement (Preisprüfung am 25.09.2026).

Die Microsoft-Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer und zusätzlich zu einer berechtigenden Microsoft-365-Lizenz. Microsoft 365 Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Plänen ohne Aufpreis enthalten. Copilot Business lässt sich einen Monat testen; die Testphase setzt eine Kreditkarte voraus und geht danach in ein kostenpflichtiges Abonnement über. Zusätzliche Kosten entstehen bei ChatGPT Business über Workspace-Credits, bei Copilot über Cowork, das Microsoft nutzungsbasiert abrechnet.

Rechenbeispiel

Annahmen: 20 Nutzer, Microsoft 365 Business Standard ist bereits lizenziert, jährliche Abrechnung, Listenpreise der genannten Preisprüfungen, Microsoft-Preise netto. Die Business-Standard-Lizenz selbst ist nicht eingerechnet, weil sie in beiden Fällen weiterläuft.

• ChatGPT Business mit 20 Standard-Sitzen: 420 € im Monat, 5.040 € im Jahr; bei monatlicher Abrechnung 520 € im Monat. Ob diese Beträge Steuern enthalten, gibt OpenAI nicht an.
• Copilot Business für 20 Nutzer: 364 € im Monat, 4.368 € im Jahr; mit dem Aktionspreis im ersten Vertragsjahr 312 € im Monat, 3.744 € im Jahr.
• Microsoft 365 Copilot für 20 Nutzer: 520 € im Monat, 6.240 € im Jahr.

Einschätzung der Redaktion: Bei 20 Nutzern liegen beide Angebote in derselben Größenordnung. Wie viel der Arbeit in Microsoft 365 liegt, wiegt für die Entscheidung schwerer als der Preisunterschied.

5. Datenschutz im Vergleich

Die folgenden Punkte beschreiben, was die Anbieter dokumentieren (gelesen am 27. und 29. September 2026).

Auftragsverarbeitung

• ChatGPT Business: OpenAI schließt einen AVV (Data Processing Addendum) über ein Formular ab.
• Microsoft 365 Copilot: Microsoft regelt die Auftragsverarbeitung im AVV (Data Protection Addendum) und in den Product Terms.

Verarbeitungsort

• ChatGPT Business: laut Subprozessorliste (Stand 09.07.2026) bei Cloud-Anbietern in zahlreichen Ländern, darunter die USA, mehrere EU-Staaten und Asien. Datenresidenz in Europa (EWR und Schweiz) bietet OpenAI nur neuen Kunden von ChatGPT Enterprise und Edu; sie legt fest, wo die Inhalte gespeichert werden. Dass auch die Berechnung der Antworten auf Grafikprozessoren in der Region läuft („inference residency“), können berechtigte Enterprise- und Edu-Kunden zusätzlich wählen. Auch dann können laut OpenAI Apps, Websuche, Anmeldung und Abrechnung außerhalb der Region gespeichert oder verarbeitet werden, ebenso Verarbeitungsschritte ohne Grafikprozessoren.
• Microsoft 365 Copilot: für EU-Kunden innerhalb der EU Data Boundary. Sie umfasst laut Microsoft die EU- und die EFTA-Staaten; zu den Rechenzentren zählen auch solche in Norwegen und der Schweiz (Stand 21.07.2026). Ausgenommen sind derzeit die optionalen Modelle von Anthropic; ob sie freigeschaltet werden, entscheidet die Administration. Die Dokumentation nennt außerdem begrenzte Übertragungen außerhalb der Grenze, etwa für Support und Sicherheitsdienste.

Websuche in Copilot

Mit eingeschalteter Websuche schickt Copilot eine aus dem Prompt erzeugte Suchanfrage von wenigen Wörtern an Bing, ohne Nutzer- und Mandantenkennungen. Für diese Suchanfragen gelten der Microsoft-Servicevertrag und die Datenschutzerklärung von Microsoft, nicht der AVV, und auch die EU Data Boundary gilt für sie nicht; Microsoft handelt hier als Verantwortlicher. Die Product Terms ergänzen Zusagen und gehen im Konfliktfall vor: Laut Microsoft (Stand 18.08.2026) werden die Suchanfragen nicht zur Verbesserung von Bing, für Werbeprofile oder zum Training von Basismodellen genutzt und nicht an Werbetreibende weitergegeben. Prompts und Antworten selbst bleiben unter dem AVV. Administratoren können die Websuche abschalten, Nutzer sie für sich ausschalten.

Training mit Unternehmensdaten

• ChatGPT Business: kein Training mit Daten des Arbeitsbereichs, außer nach ausdrücklicher Freigabe, etwa über Feedback.
• Microsoft 365 Copilot: Prompts, Antworten und Daten aus Microsoft Graph werden nicht zum Training der Basismodelle genutzt; das gilt laut Microsoft auch für Copilot Chat.

Aufbewahrung und Löschung

• ChatGPT Business: Administratoren steuern die Aufbewahrung; gelöschte oder nicht gespeicherte Unterhaltungen entfernt OpenAI innerhalb von 30 Tagen, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben oder vernünftigerweise nötig, um die Dienste oder Dritte vor Schaden zu schützen.
• Microsoft 365 Copilot: Microsoft speichert Prompts und Antworten; Administratoren steuern die Aufbewahrung über Microsoft Purview, Nutzer können ihren Verlauf löschen. In Copilot Chat hochgeladene Dateien liegen im OneDrive for Business der Person.

Zertifikate

• ChatGPT Business: Den SOC-2-Type-2-Bericht von OpenAI führt das Trust Portal auch für Business; das ISO-27001-Zertifikat gilt nur für die API, ChatGPT Enterprise und Edu.
• Microsoft 365 Copilot: Microsoft nennt unter anderem ISO 27001 und ISO 42001. Microsofts C5-Seite führt einen C5-Bericht für Microsoft 365, nennt Copilot aber nicht; ob Copilot im Prüfumfang liegt, bleibt ohne Einsicht in den Bericht unbestätigt.

Apps in ChatGPT Business

Apps sind in ChatGPT Business laut OpenAI standardmäßig eingeschaltet; Administratoren legen fest, welche im ganzen Arbeitsbereich verfügbar sind. Eine Freigabe nach Rollen gibt es nur in Enterprise und Edu. Die SharePoint-App durchsucht Inhalte aus SharePoint und aus dem OneDrive für Arbeit oder Schule, auf die das verbundene Microsoft-Konto ohnehin Zugriff hat; das private OneDrive wird nicht unterstützt, und je nach Richtlinie in Microsoft Entra muss ein Administrator zustimmen. Schreibende Aktionen muss die Administration des Arbeitsbereichs gesondert freigeben.

Fragen an den Anbieter

1. Für welchen Tarif gilt der AVV, und wer ist Vertragspartner?
2. Welche Funktionen verlassen den vereinbarten Verarbeitungsort, etwa Websuche, Apps oder zusätzliche Modelle?
3. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Prompts, Antworten und hochgeladene Dateien?
4. Wer darf Apps, Konnektoren und Agents für die Organisation freigeben?

6. Im Arbeitsalltag

Die Funktionen beschreiben die Anbieter selbst: OpenAI in seinen Hilfeartikeln (gelesen 27.09. und 29.09.2026), Microsoft in der Übersicht zu Copilot (Stand 17.09.2026, gelesen 29.09.2026). Einen Teil der Microsoft-Funktionen gibt es laut Microsoft ohne Zusatzlizenz in eingeschränkter Form.

ChatGPT Business

• Chat mit den aktuellen OpenAI-Modellen im gemeinsamen Arbeitsbereich
• GPTs, also eigene Assistenten mit Anweisungen und Wissen, und Projekte, in denen Dateien und Unterhaltungen gebündelt werden
• Deep Research für längere, quellenbasierte Rechercheberichte und ChatGPT Agent für mehrstufige Aufgaben
• Company Knowledge und Apps, die Unternehmensquellen anbinden, darunter SharePoint, Teams und Outlook
• Codex, OpenAIs Coding-Agent, in den Standard-Sitzen

Microsoft 365 Copilot

• Word: Entwürfe, Umformulierungen und Zusammenfassungen; Excel: Datenanalyse, Formeln und Diagramme; PowerPoint: Präsentationen aus Prompts oder Dokumenten
• Outlook: E-Mails entwerfen und Verläufe zusammenfassen; Teams: Besprechungen transkribieren, zusammenfassen und Aufgaben festhalten
• Copilot Chat mit Webdaten und, mit der Lizenz, mit Arbeitsdaten aus Microsoft Graph
• Agents für Geschäftsprozesse, unter anderem aus Copilot Studio

Einschätzung der Redaktion: Wer vor allem in Dokumenten, E-Mails und Besprechungen arbeitet, hat mit Copilot den Assistenten dort, wo die Arbeit liegt. Wer eigene Assistenten bauen, längere Recherchen erstellen oder programmieren will, findet diese Funktionen bei ChatGPT Business in einem Arbeitsbereich gebündelt.

7. Einführung und Verwaltung

Die Angaben stammen aus OpenAIs Preisseite und Hilfeartikeln (gelesen 27.09. und 29.09.2026) und aus Microsofts Lizenz- und Copilot-Dokumentation (gelesen 29.09.2026).

Lizenzgrenzen

• ChatGPT Business: im Self-Service ab zwei Sitzen, laut Preisseite gedacht für Teams von 2 bis 200 Beschäftigten. ChatGPT Enterprise, mit SCIM und für neue Kunden mit Datenresidenz, gibt es über den Vertrieb.
• Microsoft 365 Copilot: Copilot Business ist auf berechtigte Business-Tarife bis 300 Nutzer beschränkt; Microsoft 365 Copilot gibt es für eine längere Liste von Tarifen, darunter Microsoft 365 E3 und E5.

Anmeldung und Verwaltung

• ChatGPT Business: Anmeldung per SAML-SSO, SCIM nur in Enterprise; eine Admin-Konsole mit Nutzerverwaltung, Rollen und Ausgabenkontrolle.
• Microsoft 365 Copilot: die vorhandenen Konten in Microsoft Entra ID; Steuerung im Microsoft 365 Admin Center mit Nutzungsberichten und Kennzeichnungen aus Microsoft Purview.

Einschätzung der Redaktion: Ein Pilot mit einer kleinen Gruppe und einer klaren Liste freigegebener Daten ist bei beiden der sichere Einstieg. Wer Microsoft 365 nutzt, kann mit Copilot Chat beginnen und die Lizenz zuerst für die Gruppe kaufen, die Antworten über alle eigenen Arbeitsdaten hinweg braucht. Bei ChatGPT Business gehört vor den Start die Entscheidung, welche Apps eingeschaltet bleiben, weil sie standardmäßig aktiv sind.

8. Welche Wahl zu welcher Ausgangslage passt

Einschätzung der Redaktion: Die Zuordnung folgt aus den Fakten in den Teilen 2 bis 7. Sie ist keine Rangfolge.

Microsoft 365 wird durchgehend genutzt, Verarbeitung in der EU ist wichtig

Passend: Microsoft 365 Copilot, weil er in Word, Outlook und Teams arbeitet, mit der Lizenz die vorhandenen E-Mails, Dateien und Termine einbezieht und für EU-Kunden innerhalb der EU Data Boundary läuft. Zu beachten: Die Lizenz kommt zur Microsoft-365-Lizenz hinzu. Die optionalen Anthropic-Modelle und die Suchanfragen an Bing sind von der EU Data Boundary ausgenommen, und die Suchanfragen fallen nicht unter den AVV; über beides entscheidet die Administration.

Microsoft 365 fehlt oder wird nur teilweise genutzt, oder eigene Assistenten und Rechercheberichte stehen im Vordergrund

Passend: ChatGPT Business, weil es keine Microsoft-Lizenz voraussetzt, sich mit Google Workspace, Slack, GitHub und Microsoft 365 verbindet und GPTs, Projekte und Deep Research in einem Arbeitsbereich bündelt. Zu beachten: Für ChatGPT Business gibt es keine Datenresidenz in Europa, und OpenAIs ISO-27001-Zertifikat gilt nicht für diesen Tarif; Apps sind standardmäßig eingeschaltet.

Erst ausprobieren, ohne zusätzliche Lizenzkosten

Passend: Microsoft 365 Copilot Chat für Unternehmen mit berechtigendem Microsoft-365-Abonnement, weil er ohne Aufpreis enthalten ist und dieselben Datenschutzzusagen hat wie Copilot. Zu beachten: Ohne die Lizenz fehlt der volle Zugriff auf die Arbeitsdaten, und ob Copilot in Word, Excel und PowerPoint bereitsteht, hängt von Lizenz und Konfiguration ab; was die Gruppe mit Copilot Chat erreicht, zeigt, ob sich die Lizenz lohnt.

Verarbeitung ausschließlich in der EU ist Pflicht

Passend ist keiner der beiden Tarife. Microsofts EU Data Boundary umfasst neben der EU auch die EFTA-Staaten, darunter Norwegen und die Schweiz. Über die Anthropic-Modelle und die Websuche entscheidet die Administration; begrenzte Übertragungen außerhalb der Grenze, etwa für Support, dokumentiert Microsoft unabhängig davon. Bei OpenAI umfasst die Region Europa den EWR und die Schweiz; die Speicherung dort gibt es nur mit ChatGPT Enterprise für neue Kunden, zum Preis auf Anfrage, die Berechnung dort zusätzlich für berechtigte Kunden. Auch dann können laut OpenAI Apps, Websuche, Anmeldung und Abrechnung außerhalb der Region gespeichert oder verarbeitet werden. Anbieter mit Verarbeitung in der EU vergleicht der Ratgeber ChatGPT-Alternativen für Unternehmen.

9. Was dieser Vergleich nicht leistet

Die Angaben beruhen auf den Dokumenten der Anbieter zum genannten Datum. ki-tools.com hat die Werkzeuge nicht selbst getestet und macht keine Aussagen zur Qualität der Antworten. Die Datenschutz-Punkte beschreiben dokumentierte Angaben: Ob ein Einsatz zulässig ist, hängt von den verarbeiteten Daten und der Konfiguration ab und gehört vor dem Einsatz zum Datenschutzbeauftragten. Der Ratgeber ist keine Rechtsberatung.

10. Stand, Reihenfolge und Quellen

Für diesen Ratgeber wurden am 29. September 2026 die Produktnamen, der Umfang von Copilot Chat, die Funktionen von Copilot, die Websuche in Copilot, die EU Data Boundary, die berechtigenden Microsoft-365-Tarife, die Microsoft-365-Apps von ChatGPT Business sowie Teamgröße, Datenresidenz und Aufbewahrung bei OpenAI nachgelesen. Die übrigen Angaben stammen aus den beiden Profilen, deren Datenschutz-Angaben am 27. September 2026 geprüft wurden; die Preise stammen aus den Preisprüfungen vom 25. September 2026 (Microsoft) und 27. September 2026 (OpenAI).

In Listen und Tabellen steht ChatGPT Business vor Microsoft 365 Copilot, alphabetisch nach Toolname in deutscher Sortierung, wie in allen Listen des Verzeichnisses; Regel und Gründe stehen in der Methodik unter Reihenfolge und Auswahl. Der Titel folgt der üblichen Suchformulierung. Die Zuordnung in Teil 8 ist eine Einschätzung der Redaktion, keine Rangfolge.

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• Microsoft: Übersicht zu Copilot, Datenschutz bei Copilot, Datenschutz bei Copilot Chat, Häufige Fragen zu Copilot Chat, Lizenzoptionen, Websuche, EU Data Boundary, C5, Preise, Copilot Business
• OpenAI: Preise, ChatGPT Business, Datenresidenz, Enterprise Privacy, Subprozessoren, Trust Portal, SharePoint-App, Verwaltung von Apps, Verbundene Apps