DocuWare AI
Anbieter: DocuWare GmbH
Dokumentenmanagement mit KI-Extraktion aus Germering.
Redaktionelle Einordnung
Unsere Einordnung
Dokumentenmanagement mit Workflow: Rechnungen, Verträge und andere Dokumente werden archiviert, indexiert, durch Freigaben geführt und signiert; die KI-Bausteine lesen Indexdaten und Belegwerte aus. Betrieb als Cloud auf Azure in Europa oder im eigenen Haus; Preise und Einführung laufen über Partner.
Geeignet für
- Buchhaltung mit mittlerem bis hohem Rechnungsvolumen
- Vertragsarchive mit Fristenmanagement
- GoBD-konforme Archivierung
Nicht geeignet für
- Kleine Teams mit wenigen Dokumenten pro Monat
- Schneller, kostenloser Pilot
Überblick
Kosten und Betrieb in Kürze
- Einstiegspreis
- Nur auf Anfrage
- Betriebsmodell
- Self-Hosting optional
- Datenresidenz
- EU/EWR
- DSGVO-Status
- DSGVO bedingt
Eine Kurzfassung. Die vollständigen Preis- und Datenschutzbedingungen stehen weiter unten.
Herstellerangaben
Was DocuWare AI macht
DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem mit Workflow-Automatisierung: Dokumente werden digital archiviert, indexiert, durch Freigabe- und Bearbeitungsabläufe geführt und elektronisch signiert; der Rechnungseingang ist der häufigste Anwendungsfall. Die KI-Bausteine lesen Indexdaten und Belegwerte automatisch aus; Betrieb als DocuWare Cloud oder on-premises.
- Intelligent Indexing: selbstlernende Erkennung von Dokumenttyp, Datum, Kontakt und Betrag mit Vorschlägen, die der Nutzer bestätigt oder korrigiert; laut Dokumentation ein Cloud-Dienst auf Azure mit Rechenzentrum Amsterdam für EMEA
- DocuWare IDP mit GenAI-Extraktion: Auslesen von Belegdaten ohne Anlernen; der Anbieter nennt bis zu 80 % weniger manuelle Erfassung
- Workflows für Freigaben, elektronische Formulare und elektronische Signatur; automatisierte Rechnungsverarbeitung
- Integrationen mit SAP, Microsoft Teams und Outlook, E-Mail- und iPaaS-Konnektoren; Smart Connect für die Anbindung an andere Anwendungen
- DocuWare Cloud oder On-Premises; ISO 27001, SOC 2 und ISO 9001 laut Anbieter
Angaben laut Produktdokumentation (start.docuware.com), gelesen am ; Produktseite und Knowledge-Center-Artikel „Intelligent Indexing – Einführung“. Keine eigene Testaussage; unsere Einordnung steht oben.
Bedingungen
Preis und Datenschutz im Detail
- Preis
- Auf Anfrage über Partner; Cloud-Pakete nach NutzerzahlKeine Euro-Preisliste auf den Anbieterseiten (Stand 10.09.2026). Cloud-Pakete Cloud 4, 15, 40 und 100 nach Nutzern und Speicher; die britische Preis-FAQ nennt 10 bis 60 £ je Nutzer und Monat, Named User ab 57 £ fallend bis 20 £, Workflow-User im 5er-Paket 46 £ je Monat. Deutsche Konditionen und Implementierung werden über Partner kalkuliert.
- Hosting
- Germering; DocuWare Cloud auf Microsoft Azure, für europäische Kunden laut Anbieter bei Microsoft in Europa (Intelligent Indexing: Amsterdam).
Mittelstand-Scorecard
Kosten, Datenschutz und Betrieb im Überblick
Stand
- Datenresidenz
- EU/EWR
- Anbietersitz
- Deutschland
- AVV verfügbar
- Unbestätigt
- Kein öffentlicher Nachweis im Eintrag. Vor der Nutzung personenbezogener Daten beim Anbieter klären; das bedeutet nicht, dass kein AVV erhältlich ist.
- ISO 27001
- Ja
- Betriebsmodell
- Self-Hosting optional
- Einstiegspreis
- Nur auf Anfrage
- Zielgruppe
- Mittelstand · Großunternehmen
- DACH-Integrationen
- SAP
- DATEV
- Microsoft 365
- Outlook
DSGVO-Status: DSGVO bedingt
Offene Nachweise oder zusätzliche Bedingungen zur Datenverarbeitung. Vor dem Einsatz personenbezogener Daten müssen Vertragslage, Datenflüsse und Konfiguration geklärt werden; interne Leitlinien allein schließen diese Lücken nicht.
Konkret zu DocuWare AI: DocuWare GmbH, Germering. DocuWare Cloud läuft auf Microsoft Azure; Daten europäischer Kunden liegen laut Subunternehmerseite bei Microsoft in Europa, Intelligent Indexing für EMEA laut Knowledge Center (November 2025) in Amsterdam mit organisationsspezifischem Lernen. ISO/IEC 27001, ISO 9001, ISO 27017 und SOC 2 Type 2 laut Compliance-Seite, GoBD-Zertifizierung. Ein AVV für die Cloud ist auf den gelesenen Seiten nicht verlinkt; die Datenschutzerklärung nennt das EU-US Data Privacy Framework für Website-Dienste.
Belege
Quellen
Scorecard
Herstellerdokumentation
Einordnung erstellt am . Änderungen am Anbieter, Pricing oder DSGVO-Status werden bei der nächsten redaktionellen Prüfung nachgeführt.
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